Door Marjolein Steeman – Information Officer Preservering, Beeld en Geluid

De Wegwijzer Voorkeursformaten is een website die instellingen helpt met beleid op bestandsformaten. Welke zijn geschikt als archiefformaat? Welke technische eigenschappen zijn kenmerkend voor het gekozen formaat? Hoe maak je beleid dat past bij jouw eigen archief? Hoe doen collega-instellingen dat?

Het zijn vragen waar elke instelling mee te maken heeft. En het is bij uitstek een thema om samen in op te trekken. Door alle relevante kenmerken van formaten op één plek bijeen te brengen. Door een eenvoudig stappenplan aan te bieden voor het opstellen van beleid. Opdat we het wiel niet telkens opnieuw hoeven uit te vinden, maar eenvoudig bij elkaar in de keuken kunnen kijken.

Kennisontwikkeling
De website heeft een  community-based aanpak als uitgangspunt. Instellingen kunnen hun formaatbeleid op de website vastleggen en publiceren. Op de eigen Instellingspagina komt een overzicht van de bestanden die een instelling heeft opgenomen in haar formaatbeleid. Instellingen kunnen ook elkaars beleid inzien. Dat kan via de Instellingspagina van de andere instelling, maar ook bij de beschrijving van elk formaat afzonderlijk: daar zie je welke instellingen het formaat al hebben opgenomen in hun formaatbeleid.

Bij het kiezen van een bestandsformaat denken we vaak aan de kwalificaties “voorkeursformaat, geaccepteerd formaat of niet ondersteund formaat”. Dat zal in veel situaties echter niet volstaan. Vaak moet een instelling toch ook afwijkende formaten accepteren. Daarom hebben we een tweede aspect toegevoegd: kennisniveau.

In hoeverre is de instelling bekend met het formaat? En beschikt ze over tooling om identificatie en validatie toe te passen? Gegeven de beperkte middelen zal een instelling keuzes maken over welke formaten ze kennis wil opdoen en voor welke ze wil investeren in tools. Het is vaak belangrijk om dit als onderdeel van het formaatbeleid aan de buitenwereld te laten weten. Bij geringe kennis zullen de mogelijkheden voor duurzaam preserveren immers ook minder zijn.

Waar het ene archief een open formaatbeleid (weinig restricties) hanteert, zal een ander wellicht veel strenger zijn bij het aannemen van materiaal. In beide gevallen kan het archief aangeven welke formaten men goed kent. Door instellingen de mogelijkheid te bieden deze twee aspecten (of één van beide) vast te leggen, hopen we dat een open kennisbank ontstaat over het gebruik van bestandsformaten in Nederland. Hiermee willen we bevorderen dat instellingen elkaar helpen en bevragen.

Screenshot Wegwijzer Voorkeursformaten


Bouwstenen
De website heeft twee bouwstenen die je helpen bij het formuleren van je eigen formaatbeleid: het register en de houdbaarheidsscore.

Alle formaten zijn verzameld in het Register. Daarin kan je alle formaten vinden waar je als  instelling beleid op wil maken. We maken hierbij gebruik van bestaande internationale registers en brongegevens. De gegevens van PRONOM dienen als uitgangspunt. PRONOM is een database van The National Archives met informatie over bekende bestandsformaten en de ondersteunende softwareproducten. Via linked data wordt deze informatie verrijkt uit andere bronnen zoals Wikidata

Om de houdbaarheid van formaten te beoordelen maakt de Wegwijzer gebruik van een risicoscore, zoals die is ontwikkeld door de U.S. National Archives and Records Administration (NARA). Deze score combineert een aantal criteria die van invloed zijn op de mogelijkheden om een formaat duurzaam te preserveren en berekent zo een gewogen Houdbaarheidsscore. In de Wegwijzer zijn de criteria vertaald naar de Nederlandse context en zijn de scores waar mogelijk overgenomen. Op sommige onderdelen zijn de scores ingevuld met een expert opinion. De berekening van de houdbaarheidsscore is volledig na te gaan op de website; de insteek van de houdbaarheidscore is een objectieve maatstaf die als vertrekpunt kan dienen voor het formaatbeleid van elke instelling.

De Wegwijzer is ontwikkeld door een Expertisegroep Voorkeursformaten, onder de paraplu van het Netwerk Digitaal Erfgoed. De Expertisegroep heeft de Wegwijzer niet alleen ontwikkeld, maar levert ook blijvend ondersteuning aan de Wegwijzer. Daarmee is het onderhoud aan de bouwstenen verzekerd.

Deel dit nieuwsbericht